Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Mit Schreiben vom 26. November 2010 hat das Bundesministerium der Finanzen neue Regelungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen definiert und somit diesbezügliche Bestimmungen von 1995 und 2002 ergänzt bzw. präzisiert. Im Einzelhandel betreffen die Neuregelungen v.a. den Einsatz elektronischer Registrier- bzw. PC-Kassen. Grundsätzlich sind die neu geregelten steuerlichen Anforderungen seit Ende 2010 einzuhalten. In den letzten Jahren ist die elektronische Kassenführung zunehmend zum strittigen Gegenstand von Betriebsprüfungen im Einzelhandel geworden; bei der Mehrzahl der geprüften Unternehmen ist die Kassenführung durch die Prüfer beanstandet worden. Im Ernstfall drohen den Händlern steuerliche Hinzuschätzungen, Strafzuschläge oder gar die Einleitung eines Strafverfahrens.

Übergangsfrist endet zum 31.12.2016

Sofern die verwendeten Geräte bauartbedingt die neuen steuerlichen Anforderungen nicht erfüllen und per Software-Update auch nicht nachgerüstet werden können (der Nachweis ist gegenüber den Steuerbehörden erforderlich), dürfen diese längstens bis 31.12.2016 verwendet werden. Ab 2017 müssen die eingesetzten elektronischen Kassensysteme den steuerlichen Anforderungen der Finanzbehörden zwingend genügen. Rechtlich relevant sind hier die 2015 in Kraft getretenen "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). 

Die wichtigsten Anforderungen im Überblick

  • Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
  • Die Einzeldaten müssen auf einem maschinell verwertbaren Einzelträger zur Verfügung gestellt werden (z.B. CD, DVD, USB-Stick, Speicherkarte).
  • Sollten die Speicherfähigkeiten der Kasse nicht ausreichen, Daten über 10 Jahre vorhalten zu können, müssen umgehend Speichererweiterungen durchgeführt werden.
  • Die Daten müssen manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.
  • Alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organiationsunterlagen (z.B. Bedienungsanleitungen) müssen - jederzeit abrufbar - vorgehalten werden.
  • Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind selbstverständlich weiterhin zu beachten.

Was ist zu tun?

  • Wenn Sie nicht sicher sind, dass Ihre Kasse bereits GoBD-konform (vormals GDPdU-konform) arbeitet, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Kassendienstleister und Ihrem Steuerberater besprechen, ob und inwiefern aktuell Handlungsbedarf besteht.
  • Sollte das bestehende Kassensystem noch nicht den steuerlichen Anforderungen genügen müssen mögliche Software-Anpassungen, Updates und/oder technische Nachrüstungen unverzüglich durchgeführt werden.
  • Wenn das elektronische Kassensystem nicht den Anforderungen entspricht und auch nicht nachrüstbar ist, muss ein neues (und GoBD-konformes) Kassensystem zwingend bis zum 31.12.2016 angeschafft werden. Einfache - dennoch GoBD-konforme - Registrierkassen gibt es bei vielen Büroartikelanbietern (z.B. über den Seitenreich-Partner Schäfer-Shop) bereits ab etwa 100 €, komplexere oder auch Mehrkassesnsysteme sind deutlich teurer.

Eine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Registrierkassen im Handel (wie in Österreich bereits eingeführt) gibt es indes nicht. Der Einsatz einer sogenannten "Offenen Ladenkasse" bleibt also weiterhin möglich.

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