EANCOM

Empfehlungen der AG PRO zur Standardisierung von Datensätzen im Buchhandel (EANCOM)
Bestellungen auch zukünftig sicher und zuverlässig übertragen

Wer heute ein Buch bestellen will, gibt den Auftrag in sein Warenwirtschaftssystem ein und drückt auf „absenden/bestellen“. Niemand macht sich dabei so richtig Gedanken darüber, was dann so alles passiert. Dabei hat die Buchbranche Grund genug, sich einmal selbst zu loben, denn im Vergleich zum restlichen Handel gab es hier schon sehr früh die Möglichkeit der elektronischen Bestellübertragung. Die Bestellungen wurden dabei zentral an die Bestellanstalten der Barsortimente oder an die Bestellanstalt des Börsenvereins (IBU) übertragen und von dort erfolgte die Weiterleitung an die Verlage. Diese wiederum übertrugen den Bestellanstalten Meldenummern und Lieferbarkeitsinformationen, die diese an die Buchhändler weitergeleitet haben. Für diesen Datenaustausch hat sich auf Empfehlung des betriebswirtschaftlichen Ausschusses des Börsenvereins ein Standard etabliert, der vielen unter dem Kürzel „BWA-Format“ bekannt ist.

Mittlerweile hat sich jedoch in fast allen anderen Handelsbranchen der weltweit gültige Standard EANCOM durchgesetzt. Dieses Datenformat bietet alle Annehmlichkeiten, die der Buchhändler bereits von BWA kennt und darüber hinaus noch einige weitere Möglichkeiten. Der wirklich große Vorteil aber liegt darin, dass dieses Format auch in den anderen Branchen genutzt wird und so auch der Datenaustausch mit PBS- und sonstigen Buch-nahen Lieferanten einfacher wird. Darüber hinaus sorgt die dahinter stehende Organisation (GS1) dafür, dass auch zukünftige Anforderungen in diesen Standard weltweit integriert werden.

So ist es z. B. im BWA-Format nicht möglich, in der Bestellung zu kennzeichnen, dass die Lieferung portofrei zu erfolgen hat. Ein weiterer Nachteil ist die Ausrichtung dieses Formats an der ISBN bzw. an der Barsortimentsnummer. Diese sind in anderen Branchen (z. B. PBS, DVD, ...) nicht bekannt und führen dazu, dass solche Bestellungen in den Buchhandlungen zum Teil mehrfach eingegeben und gepflegt werden müssen. Eine weitere Verbesserung im EANCOM-Format ist das packstückgenaue Lieferavis, das im BWA-Format nicht möglich ist und mit dem der Wareneingang deutlich schneller und einfacher bearbeitet werden kann. In den Bestellungen im EANCOM-Format können auch abweichende Lieferadressen bzw. Aktionscodes angegeben werden, mit dem z. B. aktionsbezogene Sonderkonditionen hinterlegt werden können. Zukünftig wird es auch möglich sein, Remissionsanfragen und –antworten über dieses Format auszutauschen und damit auch in diesem Bereich deutliche Vereinfachungen zu erzielen. Alle diese Beispiele zeigen, dass mit der Umstellung auf EANCOM die Arbeit bei der Bestellung und in der Warenbearbeitung für den Buchhändler einfacher wird.

Sowohl die Bestellanstalten als auch die meisten Auslieferungen sind mit diesem Format bereits vertraut und auch der betriebswirtschaftliche Ausschuss des Börsenvereins empfiehlt den Einsatz von EANCOM bereits seit 1998. Ebenso werden sich die Anbieter der Warenwirtschaftssysteme in naher Zukunft mit diesem Thema auseinandersetzen müssen – sofern sie es nicht schon getan haben. Da bei diesem Thema lediglich elektronische Daten zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden, braucht sich der Sortimenter bei der Änderung des Standards um Nichts kümmern. Bei der Bedienung seiner Warenwirtschaft ändert sich nichts und die notwendigen EDV-Anpassungen sollten in der Regel in der monatlichen Gebühr an den WWS-Dienstleister enthalten sein.

Vor diesem Hintergrund unterstützt die AG Pro die Umstellung auf den branchenübergreifenden Standard und empfiehlt, den alten Standard nach einer vernünftigen Übergangsfrist auslaufen zu lassen. Die AG Pro hat dem Börsenverein empfohlen, das BWA-Format nach dem 31.3.2010 nicht mehr zu unterstützen. Ziel dieser Empfehlung ist es, nach einer Übergangsphase einen einheitlichen Datenaustausch sicherzustellen und damit dazu beizutragen, dass die Bestellung jedes einzelnen Buchhändlers auch in der sich rasant wandelnden IT-Welt sicher und zuverlässig bedient wird.