Arbeitsweise einer Erfa-Gruppe

Die Inhaber oder Geschäftsführer der Erfa-Buchhandlungen tagen regelmäßig (mitunter bis zu dreimal im Jahr) mit Durcharbeitung eines straffen Arbeitsprogramms. Der Tagungsort wechselt von Ort zu Ort und ist in der Regel der Firmensitz eines Mitglieds. Dort findet auch die jeweilige Betriebsbegehung statt.
    Was wird nun konkret bei solchen Treffen getan? Vier Bereiche prägen üblicherweise die Tagesordnung:
  • Erörterung alltäglicher Probleme und Fragen, z.B. jüngste Erfahrungen mit Verlagen und Barsortimenten, Planung gemeinschaftlicher Aktionen u.a. Diese Gespräche haben informellen Charakter und dienen quasi als Aufwärmphase.
  • Referat eines Schwerpunktthemas. Bis zur nächsten Tagung wird es von den Mitgliedsfirmen in der Praxis erprobt, z.B. Einkaufslimit-Verfahren, Werbebudgetpläne usw.
  • Diskussion und Analyse der individuellen betriebswirtschaftlichen Entwicklungen eines jeden Betriebes. Aufgrund des hohen Vertrauens, das man hierbei einander entgegenbringt, ist ein Konkurrenzausschluss der Erfa-Mitglieder oberstes Gebot.
  • Ausgiebige Betriebsbegehungen, um im Kollegenkreis offen und konstruktiv Kritik äußern und aufnehmen zu können.

Die Termine werden im Regelfall auf ein Wochenende gelegt, um eine problemlose Teilnahme zu gewährleisten. Wie seit vielen Jahren unter Beweis gestellt wurde, sind Erfa-Gruppen-Buchhandlungen als vergleichsweise erfolgreich und betriebswirtschaftlich überdurchschnittlich rentabel anzusehen. Diese stetige Leistungssteigerung führt zu nichts Geringerem als einer deutlich höheren Existenzabsicherung. Die Teilnahme an einer Erfa-Gruppe als Überlebensstrategie ist keinesfalls überzogenes Anspruchsdenken, sondern spiegelt die Ergebnisse eindeutiger Zusammenhänge wider.

Rationalisierungseffekte durch Kollegen

Höhepunkt eines jeden Treffens ist die so genannte Betriebsbegehung. Nach einer festgelegten Checkliste werden die verschiedenen Betriebskomponenten auf ihre Eignung und Effizienz hin untersucht. Es beginnt mit dem Ladenäußeren. Vermittelt das Geschäft einen kompetenten Eindruck? Ist die Schaufensterdekoration ideenreich und nach Themenstellungen vorgenommen worden? Ist der Einblick in das Ladeninnere möglich? Und viele andere Fragen mehr. Bemängeln beispielsweise die Kollegen eine unzureichende Ausleuchtung oder eine zu reichhaltige Bestückung oder mangelhafte Einsichtsmöglichkeiten in das Geschäft, so werden hier bereits konkrete Umsetzungsmöglichkeiten geboten, die dem normalerweise betriebsblinden Sortimenter verborgen bleiben.

Weiter geht es mit dem Ladeninneren: Ist eine leichte und umgehende Orientierung des Kunden möglich? Wie sieht die Warengruppenbeschriftung aus? Ist eine für den Kunden geeignete Wegführung erkennbar? Oder ist der Laden dagegen viel zu vollgepfropft? Wie sieht es mit der konsequenten Frontalpräsentation in Griffhöhe der Kunden aus? Aus den lebhaften Grundsatzdiskussionen ergeben sich für alle Beteiligten fruchtbare Gedankenanstöße.

Schließlich der Verwaltungsbereich. Wie wird die Bestellannahme organisiert und kontrolliert? Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es bei der Wareneingangskontrolle und Rechnungsbearbeitung? Wann ist der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems sinnvoll? Dies ist insgesamt nur ein kleiner Ausschnitt der zahlreichen Fragestellungen, die mit dem Betriebsinhaber zusammen überprüft und beantwortet werden. Konkrete Verbesserungsvorschläge werden protokolliert und nach Beendigung der Veranstaltung allen Teilnehmern ausgehändigt. Ein konsequentes Überprüfen der erörterten Empfehlungen ist somit gewährleistet.

In der Erfa-Gruppe wird der Einzelne durch die Gruppe in die Verpflichtung genommen, die als zweckmäßig erkannten Maßnahmen zu ergreifen! Hier liegt ein enormes Innovationspotenzial, d.h. mit wenigen und vorhandenen Mitteln neue Wege zu beschreiten, um im Wettbewerb bessere Chancen zu besitzen. In einem zusammenfassenden Leistungsprofil werden dem jeweiligen Erfa-Mitglied auf einen Blick die Stärken und Schwächen vor Augen geführt. Eine nachhaltige Kontrolle des Betriebes ist somit leicht zu bewerkstelligen.

Betriebswirtschaft aus dem Effeff

Erfa-Gruppen-Sortimenter werden weniger von unverhofften Entwicklungen überrollt. Durch längstens halbjährliche Kontrolle der betrieblichen Situation und Entwicklung ist ein frühzeitiges Erkennen etwaiger Fehlentwicklungen gewährleistet. Genau dieser Umstand macht Erfa-Sortimente stabiler im Gegensatz zu isolierten Betrieben. Denn genau hier können Vergleiche mit den Kollegen-Betrieben angestellt werden und allgemeine Situationen von individuellen Besonderheiten unterschieden werden.

Kurzstatistiken und Erfa-Gruppen-interne Betriebsvergleiche geben Aufschluss über sämtliche Leistungskennziffern der einzelnen Buchhandlungen. Beispiel: Weist die "Bücherstube M" eine Lagerumschlagshäufigkeit von 2,2-mal gegenüber 4,0-mal aller anderen Betriebe aus, ist die Erkenntnis nicht von der Hand zu weisen, dass hier keine bedarfsgerechte Lagerhaltung praktiziert wird. Konkrete Ursachenanalysen in der Gruppe führen schließlich zu weiteren Ratschlägen, die in eine betriebsindividuelle Beratung münden.

Mit anderen Worten, der positive und konstruktive Druck der Gruppenarbeit führt zu einer kompromisslosen Betriebsanalyse und zu einer Beratung (fast) zum Nulltarif. Unmittelbarer und konkreter ist eine Betriebsführung nicht möglich. Insbesondere, wenn man sich im Kreise eines vertrauten und kompetenten Kollegenzirkels regelmäßig besprechen kann.

Fachvorträge und Diskussionsrunden

Der leitende Betriebsberater nimmt darüber hinaus Wunschthemen auf, um diese für das Folgetreffen auszuarbeiten. Beispiele: Überblick und Leistungsvergleich zwischen betrieblichen Versicherungen und sortimentergerechte Altersversorgung; welche Möglichkeiten bietet der effiziente Einsatz von Teilzeit- und Aushilfskräften? Dienstleistungen im Sortiment - detaillierte und konkrete Möglichkeiten zur Profilierung im Markt.

Weiterhin werden auf Wunsch Gesprächspartner zu Erfa-Sitzungen eingeladen. So stehen Repräsentanten der Barsortimente Rede und Antwort, und man wird feststellen, dass eine in der Gruppe vorgetragene Meinung bedeutend ernsthafter als vorgetragenes Argument aufgefasst wird als die eines isolierten Sortimenters im Tagesgespräch mit seinem Barsortiment! EDV-Anbieter können ihre neuesten Errungenschaften vor Ort präsentieren und müssen den kritischen Fragen und Anregungen plausible, schlüssige Anworten entgegenhalten. Ist dies nicht der Fall, können die Erfa-Gruppen-Sortimenter mit dem sicheren Gefühl nach Hause fahren, dass die zum jetzigen Zeitpunkt vorgetragene Lösung noch nicht einsatzbereit ist und man auf diesen Zug noch nicht aufzuspringen braucht. Ein gegenteiliges Ergebnis ist selbstverständlich auch möglich!