Eine Übersicht der Projekt-Webseiten des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels und der Stiftung Buchkultur und Leseförderung des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels.
In vielen Verlagen stellen sich die gleichen, in ihrer Klärung immer wieder zeitintensiven Fragen: Wer hatte mit dieser Autorin zuletzt Kontakt? Wie wird sichergestellt, dass Veränderungen von Klappen- und Werbetexten aus versionierten Word-Dokumenten am Ende auch in Shop- und Auslieferungssystemen landen? Ist das der Urlaubsvertretungsplan oder gibt es eine aktuellere Excel? Sind Leitz-Ordner-Recherche und Erfahrungswissen gute Praxis im Nachauflagenmanagement?
Der Medien- und Systembruch ist bei dezentraler Arbeitsweise leider Standard. Der Versuch, Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen, also effizienter zu gestalten, endet allzu oft in mehrjährigen Software-Evaluationen, deren Ergebnisse nie umgesetzt werden oder auf halber Strecke stecken bleiben. Die Gründe dafür sind vielfältig: Etablierte Normen existieren schlicht nicht. Eigentlich ist keine Zeit, das auch noch zu machen. Die Technik verändert sich schneller als das vorhandene Know-How. Unternehmen schrecken vor der Tragweite des Projekts zurück: Entscheidungen haben weitreichende Konsequenzen und bringen große wirtschaftliche Herausforderungen mit sich.
„Zur Erhaltung ihrer Wettbewerbsfähigkeit benötigen Verlage effiziente, digitalisierte Prozesse. Mit der Taskforce IT-Standards wollen wir der Branche den Zugang zu der dafür benötigten Technologie ermöglichen.“
— Carsten Schwab, Edupartner AG, Sprecher der Taskforce
Hier setzt die Taskforce IT-Standards an. Die Idee: Kleine und mittelständische Verlage können wirtschaftlich wieder handlungsfähig werden, wenn sie die Herausforderungen bei der Einführung unterstützender IT-Systeme nicht allein bewältigen müssen. Größere Verlage können durch die kontinuierliche Verbesserung auch kleiner Teilprozesse profitieren, wenn sie die Synergien der Gesamtorganisation nutzen.
Gelingen kann dies, wenn Anwender*innen und Anbietende gemeinsam prototypisch alle SOLL-Prozesse für eine effiziente publizistische Wertschöpfung abbilden und in einer Weise zugänglich machen, dass aus dem entstehenden Gesamtbild jede Partei die benötigten Module verwenden, adaptieren und umsetzen kann.
In der Taskforce IT-Standards sitzen über 50 Verlagsvertreter*innen, Softwareunternehmen und Berater*innen am Tisch – und alle DACH-Verbände: Neben dem Börsenverein engagieren sich der Schweizer Buchhandels- und Verlagsverband SBVV und der Hauptverband des Österreichischen Buchhandels.
Die Taskforce findet das Vokabular und die Methodik, unternehmenstypische Anforderungen an Software formulieren und kommunizieren zu können, während gleichzeitig die mitwirkenden Unternehmen diese Anforderungen in ihre Angebote und Lösungen übersetzen.
„Wir schaffen ein Esperanto für die Branche, eine gemeinsame Kommunikationsbasis, die am Ende die Vielfalt der Buchbranche unterstützt und erhält.“
— Sandra Thoms, Bedey und Thoms Media GmbH, Mitglied der Taskforce
Softwareanbietende können so Standardlösungen schaffen und ihre Preis- und Lizenzmodelle erneuern.
„Die Taskforce IT Standards ist die Antwort auf die Lieblingsfrage von Kunden: ‚Wie machen es eigentlich die anderen?‘“
— Mario Kandler, SiteFusion GmbH, Mitglied der Taskforce
Programmplanung, Titelkonzeption, Kalkulation, Honorare, Marketing- und Vertriebsplanung, Lagerhaltung und -bewertung – all das sind Beispiele für Prozesse. Ein unternehmerischer Arbeitsablauf ist ein Prozess und ein Prozess kann, wenn er klug beschrieben ist, mit technischen Hilfsmitteln vereinheitlicht, beschleunigt und weniger fehleranfällig werden. Durch die Visualisierung mit Hilfe der Modellierungssprache BPMN können die Schritte eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende für Menschen sichtbar gemacht und gleichzeitig direkt und ohne zusätzliche Programmierung in der Softwarekonfiguration umgesetzt werden.
„Wir bei knk wissen, dass IT-Standards die Effizienz von Verlagen erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit sichern. Dazu leistet die Taskforce einen wertvollen Beitrag für die gesamte Verlagsbranche.“
— Thomas Bussmann, knk, Mitglied der Taskforce
Die Taskforce hat optimierte SOLL-Prozesse für vier Funktionen der verlegerischen Wertschöpfungskette modelliert. An der Modellierung weiterer Teilprozessen wird in der Taskforce gearbeitet, darunter beispielsweise die Bereiche Distribution, Marketing oder Vertrieb.
Die Prozesse sind so granular wie möglich angelegt: Sie können adaptiert und ausgestaltet werden, Produktformen und Geschäftsfelder angepasst werden. Ergänzt werden die Prozesse in einem nächsten Schritt um konkrete Anforderungen in Form von User Stories, die aus Sicht der Anwender*innen formuliert werden. Diese sind bewusst lösungsoffen und helfen Softwareentwickler*innen dabei, nachzuvollziehen, welches Ziel die Anwender*innen erreichen wollen. Folgendes Material hat die Taskforce bereits erarbeitet:
Teilprozesse im Baukasten-System:
Je nach eigenem Kenntnis- und Sachstand empfiehlt sich ein anderer Einstieg in die doch komplexe Materie. Die Taskforce hat daher für die verschiedenen Level ein vielseitiges Angebot, erste Schritte in die Praxis zu unternehmen.
In einem Webinar stellte die Taskforce am 14. Februar 2024 erste Ergebnisse vor und gab Hilfestellung, wie mit dem Material gearbeitet werden kann.
Die Präsentation des Webinars können Sie hier herunterladen.
In jedem Fall lohnt sich ein Blick in unser FAQ. Hier beantworten wir häufig gestellte Fragen und geben erste Hinweise im Umgang mit BPMN.