Nach der Antragstellung prüft der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. die Unterlagen auf Vollständigkeit. Die Einsendungen werden in Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Anträge gelten erst dann als formal ordnungsgemäß gestellt, wenn sämtliche antragsbegründenden Unterlagen zur Prüfung vorliegen. Das Verfahren endet, wenn alle Mittel vergeben wurden. Das bedeutet, wenn Unterlagen nachgefordert werden müssen, wird der Antrag erst weiterbearbeitet, wenn er vollständig vorliegt. Erst dann gilt er als eingegangen. Falls dann bereits alle verfügbaren Fördermittel verausgabt wurden, kann der Antrag nicht mehr berücksichtigt werden.
Antragstellende erhalten vom Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. eine Rückmeldung über das Ergebnis der Antragsprüfung. Bei einem positiven Ausgang der Antragsprüfung erhalten Sie einen vom Börsenverein des Deutschen Buchhandels e. V. unterzeichneten Weiterleitungsvertrag. Der Vertrag enthält sämtliche Rechte und Pflichten und tritt mit dem Zeitpunkt der Unterzeichnung der Antragsstellenden in Kraft (Muster „Weiterleitungsvertrag Verlage“).
Direkt im Anschluss können die Mittel grundsätzlich für die Durchführung des Projekts durch ein gesondertes Formular zur Mittelanforderung von den Antragstellenden beim Börsenverein abgerufen werden (siehe 3.2 „Wozu dient das Formular zur Mittelanforderung?“). Die Zuwendung darf nur auf Anforderung ausgezahlt und nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie alsbald, d.h. innerhalb von sechs Wochen nach der Auszahlung, für fällige Zahlungen benötigt wird.
Sollten sich während der Projektdurchführung Änderungen ergeben, die vom Inhalt des Weiterleitungsvertrags abweichen, ist der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. unverzüglich schriftlich hierüber zu informieren. Andernfalls ist es möglich, dass Mittel von den Antragstellenden zurückgefordert werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts erfolgt durch den Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. die Verwendungsnachweisprüfung.
Das Formular zur Mittelanforderung dient dazu, ganz konkret die Auszahlung der Fördermittel zu beantragen. Nach Auszahlung der Fördermittel müssen diese innerhalb von sechs Wochen tatsächlich ausgegeben werden. Dies bedeutet, dass die Mittelanforderung durch den Antragsteller erst dann erfolgen darf, wenn die Fördermittel sicher innerhalb dieses Zeitraums ausgegeben werden können. Es besteht daher die Möglichkeit, die Mittel auch anteilig abzurufen.
Das Formular zur Mittelanforderung kann unmittelbar nach erfolgter Förderzusage und mit Zusendung des unterschriebenen Weiterleitungsvertrag (wenn geplant ist, dass die Mittel sofort ausgegeben werden sollen) dem Börsenverein des Deutschen Buchhandels übermittelt werden.
Der Weiterleitungsvertrag erklärt die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) zum Vertragsbestandteil. Sie sind bei der Projektdurchführung zwingend zu beachten. Die ANBest-P enthalten nähere Erklärungen zu den Pflichten, die der Zuwendungsempfänger hat. Dazu gehören zum Beispiel Mitteilungspflichten, nach denen der Zuwendungsempfänger (Verlag) dem Zuwendungsgeber (Börsenverein des Deutschen Buchhandels e. V.) unter anderem mitteilen muss, wenn sich maßgebliche Umstände für die Bewilligung der Zuwendung ändern. Dazu gehören zum Beispiel alle Angaben, die Antragstellende im Antrag gemacht haben. Die ANBest-P regeln auch die Konsequenzen bei einer Nichtbeachtung der Mitteilungspflichten. Dann ist die erhaltene Zuwendung zu erstatten. Das gilt auch, wenn die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist.
