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Registrierkassen müssen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften genügen. Für die Finanzbehörden ist insbesondere von Bedeutung, dass die Kasse Erlöse manipulationssicher sowie vollständig und möglichst detailliert aufzeichnen und elektronisch speichern kann. Mit einem Schreiben vom 26.November 2010 hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die bereits seit 2000 geltenden Vorschriften für Registrierkassen präzisiert und angekündigt, diese künftig stärker zu prüfen. Dies betraf vor allem Vorgaben zur Datenspeicherung und zu Einzelaufzeichnungspflichten. Bis 2017 sollten die angekündigten Maßnahmen spätestens umgesetzt werden, seit 2018 ist eine unangekündigte Kassennachschau durch die Finanzbehörden möglich. Zum 1.1. 2020 treffen den Einzelhandel zudem weitere Auflagen, die es nun zu erfüllen gilt.

Was ist jetzt zu tun?

Die neuen steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen werden durch die Abgabenordnung (v.a. § 146 – 148) sowie die seit 2017 gültige Kassensicherungsverordnung definiert und gehen zurück auf das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen von 2016.

Zum 1.1.2020 muss jedes elektronisches Kassensystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese TSE soll sicherstellen, dass sämtliche steuerlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme tatsächlich umgesetzt werden. So sind alle Buchungen in zeitlicher und sachlich richtiger Reihenfolge anzugeben. Es dürfen keinerlei Veränderungen vorgenommen werden; Stornos und Löschungen müssen aus dem Buchungsverlauf erkennbar sein. Die TSE verfügt über ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine einheitliche digitale Schnittstelle.

Da es am Markt bisher noch keine funktionierenden TSE gibt, haben die Finanzbehörden im September 2019 eine Nichtbeanstandungsregelung beschlossen, die bis zum 30.09.2020 befristet ist. Ab dem 01. Oktober 2020 müssen jedoch alle elektronischen Registrierkassen zwingend über eine TSE verfügen, sonst drohen Geldbußen bis 25.000 €. Einzige Ausnahme bilden Geräte, die nach 2010 erworben wurden und technisch nicht um- bzw. aufrüstbar sind. Für diese gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2022.

Update Juli 2020: Verlängerung der Nichtbeanstandungsfrist bis zum 31. März 2021

Die Finanzminister aus Hessen, Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hamburg und Niedersachsen haben am 10.7.2020 gemeinsam beschlossen, Unternehmen, Händlern und Gastwirten in ihren Ländern in den kommenden Monaten bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit zu geben. Auch das Saarland, Schleswig-Holstein, Rheinland Pfalz und Thüringen haben sich dem angeschlossen.  Die Länder haben jetzt eigene Härtefallregelungen geschaffen, um die Frist in geeigneten Fällen bis zum 31. März 2021 zu verlängern.

Die Finanzverwaltungen der Länder werden nach Maßgabe der jeweiligen Ländererlasse Kassensysteme bis zum 31. März 2021 auch weiterhin nicht beanstanden, wenn

  • die TSE bei einem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt oder den Einbau verbindlich in Auftrag gegeben hat;
  • der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.

Ein gesonderter Antrag bei den Finanzämtern ist hierfür nicht erforderlich.

 

Zum 01.01.2020 wird eine Belegausgabepflicht wirksam, d.h. der Einzelhändler ist verpflichtet, dem Kunden bei jedem Kauf einen Beleg auszuhändigen. Dieser Beleg kann zwar auch elektronisch übergeben werden (etwa per E-Mail), allerdings muss der Kunde dies zuvor autorisiert und seine Zustelladresse angegeben haben. Für die Belegausgabepflicht gibt es bislang keine Übergangsregelung – sie wird also zum 01.01.2020 wirksam. Nach § 148 der Abgabenordnung besteht für den Einzelhändler die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen, wenn diese „…Härten mit sich bringt …“, also dem Steuerpflichtigem nicht zumutbar ist. Hier bleibt abzuwarten, wie großzügig die Finanzbehörden mit dieser Option künftig umgehen werden.

Zudem müssen elektronische Kassen sowie Veränderungen der Systeme (Neukauf etc.) umgehend dem Finanzamt gemeldet werden. Bestehende Kassensysteme sind ab dem 1.1.2020 und bis spätestens 31.1.2020, also binnen eines Monats, an das Finanzamt zu melden.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht?

Eine Registrierkassenpflicht (wie etwa in Österreich), also die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Kassensysteme zu verwenden, wird zwar vielfach kolportiert – im deutschen Recht gibt es sie jedoch (noch) nicht. Die so genannte offene Ladenkasse bleibt weiterhin erlaubt, unterliegt jedoch den 2016 verschärften Anforderungen an die Kassenbuchführung. Theoretisch wäre sogar der Wechsel von einem elektronischen zu einem analogen System möglich. Inwieweit die Führung einer offenen Ladenkasse sinnvoll und praktisch (erschwerte Warenwirtschaft) ist, muss der Steuerpflichtige für seinen Einzelfall entscheiden. Besonders häufig wird die offene Ladenkasse im Buchhandel etwa bei Büchertischen und beim Messeverkauf eingesetzt – dies bleibt weiterhin möglich. Wer eine offene Ladenkasse einsetzt, unterliegt zwar den Pflichten der Kassenbuchführung, allerdings nicht der Belegausgabepflicht. Letztere gilt nur für elektronische Registrierkassen.

Weitere Hinweise:

Bitte beachten Sie:

Da es sich bei den in diesem Merkblatt behandelten Anforderungen an die Sicherheit von Kassen nicht um ein Thema handelt, das spezifisch die Buchbranche betrifft, können Sie sich bei Fragen dazu auch an Ihre örtliche IHK oder – wenn Sie dort eine Mitgliedschaft unterhalten – an den Einzelhandelsverband wenden. Die IHKs beraten Gewerbetreibende aller Branchen zu der Thematik.