E-Rechnungen: Diese Vorteile bietet die Umstellung
Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend. Diese Umstellung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. | Ein Beitrag des Börsenvereins
Erstellt am 02.10.2024
Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend. Das Wachstumschancengesetzes sieht vor, dass alle inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Welche Formate dann zulässig sind, erfahren Sie hier: E-Rechnung: Wann sie verpflichtend wird und welche Formate zulässig sind (boersenverein.de).
Herausforderungen bei der Umstellung auf E-Rechnungen
Obwohl die Umstellung auf E-Rechnungen einige Vorteile mit sich bringt, sind viele Bedenken hinsichtlich der Umstellung berechtigt. Insbesondere kleinere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die technischen und organisatorischen Anpassungen, ohne große interne Ressourcen bewältigen zu müssen. Viele Unternehmen, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen, sind darauf angewiesen, dass ihre Dienstleister (wie Barsortimente oder Anbieter von Warenwirtschaftsystemen) rechtzeitig funktionierende Lösungen bereitstellen. Andere müssen erstmalig eine eigene IT-Infrastruktur mit den zugehörigen Programmen aufbauen. Die damit verbundenen Kosten und Anstrengungen können in wirtschaftlich angespannten Zeiten zusätzlichen Druck erzeugen.
Das bringt die Umstellung
Es ist daher verständlich, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur als Chance, sondern auch als Belastung empfunden wird. Die Einführung von E-Rechnungen bietet aber auch zahlreiche Vorteile, mit deren Nennung wir Ihnen gerne auch Mut zusprechen:
- E-Rechnungen sind ortsunabhängig verfügbar: Als E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit ist eine durchgängige digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Durch die digitale Verarbeitung der Zahlung können Sie Ihre E-Rechnungen jederzeit und überall abrufen, prüfen und freigeben.
- E-Rechnungen steigern die Effizienz: Der Empfang einer E-Rechnung erfolgt in Sekundenschnelle, wodurch sich nicht nur der Zahlungsvorgang beschleunigt, sondern auch das Risiko von Verlust von Rechnungen minimiert wird. Zudem können digitale Rechnungen einfach archiviert werden, was den Aufwand in der Buchhaltung reduziert und zu pünktlich geschlossenen Büchern führt.
- E-Rechnungen reduzieren die Kosten: E-Rechnungen sind eine kosteneffiziente Lösung, da sie die Ausgaben für Papier, Druckerfarbe, Briefumschläge, Porto und Lagerung vermindern. Für Unternehmen können sich daraus erhebliche Einsparungen ergeben.
- E-Rechnungen erhöhen die Sicherheit: E-Rechnungen sind oft sicherer als Papierrechnungen. Digitale Rechnungen können verschlüsselt und passwortgeschützt werden, so dass nur befugte Personen darauf zugreifen können. Spezielle Software hilft, Betrug zu verhindern und die Echtheit der Rechnung zu überprüfen.
- E-Rechnungen sind umweltschonend: E-Rechnungen reduzieren den CO2-Fußabdruck und fördern nachhaltiges Wirtschaften. Sie sind ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro.
- E-Rechnungen minimieren Fehler: Automatisierte Prozesse reduzieren die Fehlerquote. Durch den Wegfall manueller Eingaben werden Fehler vermieden und die Datengenauigkeit erhöht. Zahlendreher und andere Eingabefehler werden obsolet.
- E-Rechnungen sind transparent: Durch die Archivierung der Rechnungsstellung kann genau nachvollzogen werden, welchen Status die Rechnungsstellung hatte und wie die Rechnungsstellung verlief. Ausgaben können in Echtzeit abgerufen und geprüft werden.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet somit nicht nur finanzielle Vorteile, sondern sie trägt auch zur Modernisierung und Effizienzsteigerung der Unternehmensprozesse bei. Der staubige Kellerraum und die Suche nach fehlenden Belegen gehören in Zukunft der Vergangenheit an. Ist das nicht ein lohnender Ausblick?
