E-Rechnung erstellen: Heute einsteigen, morgen profitieren
Rechnungen schreiben – das machen wenige Menschen aus Leidenschaft. Aber was wäre, wenn es einfach läuft? Schnell, gesetzeskonform und ohne unnötigen Papierkram? Dieser Beitrag inkl. Tutorial zeigt Ihnen, wie es geht. | Ein Beitrag des Börsenvereins
Erstellt am 22.10.2025
Gerade in der Buchbranche, in der viele in kleinen Teams oder als Selbstständige arbeiten, sorgt die E-Rechnung für Stirnrunzeln. Noch eine Umstellung? Noch ein Format? Noch mehr Bürokratie?
Typische Hürden – speziell in kleineren Buchbetrieben
Viele Akteur*innen in der Branche arbeiten:
- mit eigenen Vorlagen,
- ohne durchgängige Buchhaltungssoftware,
- mit wechselnden Kunden (z. B. bei Lesungen, Honoraren, Einzelaufträgen),
- ohne Warenwirtschaft und wenig IT-Unterstützung.
Gerade für kleine Einheiten gibt es Tools, die keine teure Software und kein IT-Team brauchen.
So steigen Sie ein: Schritt für Schritt
1. Tool wählen – passend zu Ihrer Größe
Ob Einzelkämpfer*in oder Mittelständler*in – Sie brauchen ein Rechnungsprogramm oder Portal, das E-Rechnungen erzeugen kann.
Eine Liste geeigneter Anbieter finden Sie in diesem Beitrag: E-Rechnung: Nützliche Links und Anbieter
Tipp für Buchhändler*innen: Alle gängigen Warenwirtschaftsanbieter können E-Rechnungen schon jetzt erzeugen – lassen Sie sich vom Barsortiment Ihrer Wahl oder anderen IT-Dienstleistern der Branche.
2. Kund*innen fragen: Welches Format wird gebraucht?
Vor allem bei Aufträgen für Stadtbibliotheken, Schulen oder Landesämter ist das Format XRechnung (fast ausschließlich) Pflicht – hier benötigen Sie zusätzlich eine Leitweg-ID – quasi die digitale Adresse des Rechnungsempfängers.
B2B-Kunden wie Buchhandlungen oder Verlage akzeptieren meist auch das Format ZUGFeRD.
Tipp: Fragen Sie Ihre Partner*innen nach ihrem bevorzugten Format oder geben Sie ihnen gleich Ihre Anforderungen mit.
3. Rechnung erstellen, aber digital
Sie geben Ihre Daten wie gewohnt ein, das Tool/System erzeugt im Hintergrund das strukturierte Format. Ein PDF kommt meist zur Ansicht mit.
Tipp: Lassen Sie sich in unserem Tutorial zeigen, wie es gelingen kann
4. Versenden – via Mail oder Portal
Der Empfänger entscheidet:
- Öffentliche Stellen: Hochladen auf Portale wie das ZRE
- Unternehmen: Mail mit Anhang oder Upload ins ERP-System
Tipp: Behalten Sie den Überblick und legen Sie sich ein Postfach speziell für Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen an
5. Machen Sie den ersten Schritt – heute.
Gerade im Literatur- und Ladenbetrieb, wo Kreativität und Leidenschaft auf knappe Budgets trifft, ist Effizienz Gold wert.
