Pressemitteilungen per E-Mail versenden: Dos & Don’ts
Erreichen Sie die richtigen Medienkontakte direkt in deren Postfächern. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier. | Ein Beitrag des Börsenvereins
Erstellt am 20.11.2023
Sie möchten Ihre Pressemitteilung einfach und zielgerichtet veröffentlichen? Pressemitteilungen werden inzwischen fast ausschließlich per E-Mail versendet. Dadurch entstehen viele Vorteile: Eine E-Mail ist schnell verschickt und der Empfänger hat die Möglichkeit, Ihre Texte direkt zu übernehmen. Wir haben vier Tipps für Sie, wie Sie mit Ihren Pressemitteilungen mehr Erfolg haben können:
1. Absender und Betreffzeile:
Journalist*innen erhalten täglich hunderte E-Mails. Sie entscheiden in Sekunden, wie sie mit einer E-Mail verfahren: Wird sie gelöscht, in einen Themenordner verschoben oder sofort gelesen? Um diese Blitzentscheidung positiv zu beeinflussen, sollte bereits die Betreffzeile eine aufmerksamkeitsstarke Information enthalten.
Kennzeichnen Sie eine E-Mail in der Betreffzeile als Pressemeldung. Nutzen Sie dafür zu Beginn der Betreffzeile das platzsparende Kürzel „PM“ oder „Presse-Info“. Formulieren Sie das Kernthema kurz und knapp, denn abhängig von den Programmeinstellungen des Empfängers zeigt eine Betreffzeile den Inhalt nicht zwingend vollständig an.
TIPP: Formulieren Sie den Betreff wie eine gut getextete Headline, die informiert und für Aufmerksamkeit sorgt. Vermeiden Sie reißerische Begriffe, damit Ihre Nachricht nicht von Spam-Filtern abgefangen wird.
Damit Ihre Absicht sofort korrekt eingeschätzt wird, ist es ebenfalls hilfreich, eine spezielle E-Mail-Adresse für Ihre Pressearbeit einrichten zu lassen, wie zum Beispiel presse@firmenname.de.
2. Anschreiben und Anhang:
Verschicken Sie die Pressemitteilung nicht als Anhang, sondern direkt als E-Mail-Text. E-Mails mit Anhang werden häufig von Spamfiltern abgefangen. Es kann auch sein, dass der Empfänger den Anhang vorsichtshalber löscht, denn auch Word-Dokumente können Viren enthalten.
Haben Sie auf Ihrer Website einen Pressebereich eingerichtet, können Sie von der Pressemitteilung aus bequem auf diese zusätzliche Ressource verlinken. Auf ein Anschreiben kann beim E-Mail-Versand verzichtet werden.
3. HTML oder „Nur Text“:
Moderne E-Mail-Programme bieten zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten. Beim Versand mit HTML können Sie nahezu jeden grafischen Wunsch (wie Bilder, Grafiken, Animationen, Farben) umsetzen. Abhängig von den individuellen Empfangseinstellungen kann die Anordnung von Text und Bildern unterschiedlich sein oder durcheinandergeraten.
Auch können HTML-Elemente das Kopieren oder Ausdrucken erschweren. Deshalb ist es empfehlenswert, auf Abbildungen und Formatierungen weitestgehend zu verzichten. Ein dezenter Einsatz der Formatierungsmöglichkeiten, zum Beispiel eine etwas größere Schriftart und die Einfärbung der Überschriften, ist dagegen äußerst sinnvoll.
TIPP: Versenden Sie Ihre Presse-E-Mails auch an sich selbst, um einschätzen und prüfen zu können, auf welche Weise diese bei den Empfängern ankommen.
4. Serienmail-Programm:
Um kleinere Fehlerquellen beim Versand zu umgehen, lohnt sich der Einsatz eines Serienmail-Programms. Darin können Sie die jeweils selektierten Kontaktdaten direkt aus Ihrer Verteilerliste übernehmen und die Pressemitteilung personalisieren. Jede E-Mail wird einzeln versendet, wodurch sich schnell Fehler lokalisieren lassen. Erweist sich beispielsweise eine Nachricht als unzustellbar, wird die Verarbeitung der Fehlermeldungen, der sogenannten „Bounces“, erleichtert.
Wenn Sie die obigen Punkte beachten, fließt in die Erstellung und den Versand mehr Zeit als üblich. Doch der Aufwand lohnt sich: Stimmt das Drumherum, erzeugen Sie mit Ihrer Pressemitteilung Aufmerksamkeit bei den richtigen Medien!
