PR: Wie recherchiere ich geeignete Medien und Ansprechpersonen?
Überlegen Sie, an wen Sie eine Pressemitteilung versenden wollen, bevor Sie sie schreiben – denn der Aufbau eines guten Presseverteilers braucht seine Zeit. | Ein Beitrag des Börsenvereins
Erstellt am 20.11.2023
Die beste Pressemitteilung hat keinen Wert, wenn sie nicht die richtigen Kontakte erreicht. Nicht umsonst heißt es oft: Pressearbeit lebt von Kontakten. Deshalb ist es wichtig, sich darüber Gedanken zu machen, wen Sie mit Ihrer Kommunikation erreichen möchten. Wen wollen Sie mit Ihren Meldungen ansprechen? Wer sind Ihre Zielgruppen? Welche Medien sind für diese relevant?
Wen möchten Sie erreichen?
Journalist*innen geben Informationen nur weiter, wenn diese für die Empfänger*innen des Mediums interessant sind. Einfach gesagt: Ein Fachmedium für Gartenbau wird keine Meldung aus der Welt des Buches veröffentlichen. Deshalb ist es sinnvoll, Ihre möglichen Zielgruppen zu definieren. Dabei sollten Sie nicht ausschließlich an Ihren bestehenden Kundenkreis denken und recherchieren, welche Medien Ihre Kund*innen konsumieren. Überlegen Sie auch, welche Zielgruppen darüber hinaus wichtig für Sie sein können.
Diese Fragen können Ihnen die Definition von Zielgruppen erleichtern:
- Wer könnte Sie an potenzielle Kund*innen weiterempfehlen?
- Wie erfahren Kund*innen von Ihnen?
- Mit wem sind Ihre Kund*innen im Gespräch?
- Wer wirkt auf Ihre Kund*innen ein?
- Welche potenziellen Kooperationspartner sollten von Ihnen wissen?
Medien für den Presseverteiler recherchieren
Erstellen Sie eine Liste mit allen für Sie relevanten Medien, also denen, mit denen sich Ihre Zielgruppen beschäftigen. Diese Liste ist die Basis für Ihren persönlichen Presseverteiler..
Bei der Pressearbeit gilt nicht das Motto „Je mehr Empfänger, desto wahrscheinlicher eine Veröffentlichung“. Recherchieren Sie deshalb, ob Ihre Themen grundsätzlich in das Konzept des Mediums passen. Ein Medium, das beispielsweise keinen Veranstaltungskalender hat, wird eine Terminankündigung nicht veröffentlichen.
Investieren Sie Zeit, um sich einen Überblick über alle regionalen und auch überregionalen Medien zu verschaffen und sortieren Sie nach diesen Kriterien aus:
- Nutzt Ihre Zielgruppe Publikumsmedien und/oder Fachmedien?
- Erreichen Sie Ihre Zielgruppen durch lokale, regionale oder überregionale Medien?
- Welche Medien nutzen Ihre Zielgruppen? Print, Radio, TV oder Online-Medien?
Bleiben Sie für alle Medien offen, denn jede Veröffentlichung verschafft Ihnen Vorteile, wenn Sie Journalist*innen auf sich aufmerksam machen möchten. Wenn bereits von Ihnen berichtet wurde, können Sie Journalist*innen leichter für eines Ihrer Themen interessieren.
Viel Zeit für Recherchen können Sie sparen, wenn Sie Zugang zu einer Datenbank haben, die Journalistenadressen enthält. Eine kostenpflichtige Option an Kontakte zu kommen, bietet beispielsweise die Mediendatenbank zimpel.
Erstellen Sie Ihren Presseverteiler frühzeitig
Aus zwei Gründen sollten Sie einen Presseverteiler aufbauen, bevor Sie mit der Pressearbeit beginnen: Erstens benötigt der Aufbau eines Presseverteilers viel Zeit und es könnte deshalb passieren, dass das Thema bereits veraltet ist, bis Sie den passenden Ansprechpartner recherchiert haben. Zweitens können Sie die Pressemitteilungen zielgerichteter formulieren. Eine Fachzeitschrift beispielsweise stellt andere inhaltliche Ansprüche als eine Tageszeitung.
In einem Presseverteiler halten Sie Kontaktdaten, wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, fest. Es lohnt sich aber auch, Informationen wie Art des Mediums oder Region zu hinterlegen, so dass Sie danach selektieren können. Je zielgerichteter und besser vorbereitet Sie versenden, umso höher sind die Chancen, dass Ihre Meldung veröffentlicht wird.
Ein Presseverteiler kann leicht in einer Excel-Liste festgehalten werden. Hiermit lassen sich Filterfunktionen und verschiedene Kategorien einrichten. Komfortabler ist sicherlich ein Adressverwaltungsprogramm. Das empfiehlt sich aber nur, wenn Sie einen sehr großen Presseverteiler aufbauen möchten oder bereits ein solches Programm zur Kundenverwaltung verwenden.
Tipp: Grundsätzlich ist es ratsam, den Verteiler vor jeder Versendung zu prüfen, um nicht passende Adressaten auszusortieren.
So gelingt die Kontaktaufnahme
Um sicher zu gehen, dass Ihre Meldung beim richtigen Ansprechpartner ankommt, empfiehlt sich der persönliche Kontakt zu Journalist*innen. Natürlich können Sie nicht alle Empfänger persönlich kontaktieren. Es hilft aber, einige Tage nach Versand einer Pressemitteilung bei den wichtigsten Medien nachzuhaken, ob Ihre Nachricht beim richtigen Ansprechpartner angekommen ist. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch fragen, ob Meldungen dieser Art grundsätzlich interessant sind und weiter zugeschickt werden dürfen.
So pflegen Sie Ihren Presseverteiler
In den Redaktionen können Ansprechpartner schnell wechseln. Bereits beim ersten Verdacht auf einen Personalwechsel sollten Sie anrufen, um herauszufinden, wer von nun an für Sie zuständig ist. Im besten Fall haben Sie einen neuen Pressekontakt erhalten und herausfinden können, wohin Ihr bisheriger Ansprechpartner gewechselt hat. Zu einer wirksamen Verteilerpflege gehört auch, Abbestellungen ernst zu nehmen. Löschen Sie die betreffende Adresse umgehend aus Ihrem Verteiler.
Sie sehen: Ihre Pressemitteilungen sollten nicht möglichst viele, sondern die richtigen Kontakte erreichen. Ein gepflegter Presseverteiler ist daher eine wichtige Grundlage für gute Pressearbeit.
