Lösungen zur Digitalisierung in Verlagen

Inhalt

Alltag in Verlagen

In vielen Verlagen stellen sich die gleichen, in ihrer Klärung immer wieder zeitintensiven Fragen: Wer hatte mit dieser Autorin zuletzt Kontakt? Wie wird sichergestellt, dass Veränderungen von Klappen- und Werbetexten aus versionierten Word-Dokumenten am Ende auch in Shop- und Auslieferungssystemen landen? Ist das der Urlaubsvertretungsplan oder gibt es eine aktuellere Excel? Sind Leitz-Ordner-Recherche und Erfahrungswissen gute Praxis im Nachauflagenmanagement? 

Der Medien- und Systembruch ist bei dezentraler Arbeitsweise leider Standard. Der Versuch, Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen, also effizienter zu gestalten, endet allzu oft in mehrjährigen Software-Evaluationen, deren Ergebnisse nie umgesetzt werden oder auf halber Strecke stecken bleiben. Die Gründe dafür sind vielfältig: Etablierte Normen existieren schlicht nicht. Eigentlich ist keine Zeit, das auch noch zu machen. Die Technik verändert sich schneller als das vorhandene Know-How. Unternehmen schrecken vor der Tragweite des Projekts zurück: Entscheidungen haben weitreichende Konsequenzen und bringen große wirtschaftliche Herausforderungen mit sich.

„Zur Erhaltung ihrer Wettbewerbsfähigkeit benötigen Verlage effiziente, digitalisierte Prozesse. Mit der Taskforce IT-Standards wollen wir der Branche den Zugang zu der dafür benötigten Technologie ermöglichen.“

— Carsten Schwab, Edupartner AG, Sprecher der Taskforce

Unsere Vision

Hier setzt die Taskforce IT-Standards an. Die Idee: Kleine und mittelständische Verlage können wirtschaftlich wieder handlungsfähig werden, wenn sie die Herausforderungen bei der Einführung unterstützender IT-Systeme nicht allein bewältigen müssen. Größere Verlage können durch die kontinuierliche Verbesserung auch kleiner Teilprozesse profitieren, wenn sie die Synergien der Gesamtorganisation nutzen.

Gelingen kann dies, wenn Anwender*innen und Anbietende gemeinsam prototypisch alle SOLL-Prozesse für eine effiziente publizistische Wertschöpfung abbilden und in einer Weise zugänglich machen, dass aus dem entstehenden Gesamtbild jede Partei die benötigten Module verwenden, adaptieren und umsetzen kann.

Die Taskforce IT-Standards

In der Taskforce IT-Standards sitzen über 50 Verlagsvertreter*innen, Softwareunternehmen und Berater*innen am Tisch – und alle DACH-Verbände: Neben dem Börsenverein engagieren sich der Schweizer Buchhandels- und Verlagsverband SBVV und der Hauptverband des Österreichischen Buchhandels. 

Die Taskforce findet das Vokabular und die Methodik, unternehmenstypische Anforderungen an Software formulieren und kommunizieren zu können, während gleichzeitig die mitwirkenden Unternehmen diese Anforderungen in ihre Angebote und Lösungen übersetzen.

„Wir schaffen ein Esperanto für die Branche, eine gemeinsame Kommunikationsbasis, die am Ende die Vielfalt der Buchbranche unterstützt und erhält.“

— Sandra Thoms, Bedey und Thoms Media GmbH, Mitglied der Taskforce

Softwareanbietende können so Standardlösungen schaffen und ihre Preis- und Lizenzmodelle erneuern.  

Saubere Prozesse sind ein Wettbewerbsvorteil

Programmplanung, Titelkonzeption, Kalkulation, Honorare, Marketing- und Vertriebsplanung, Lagerhaltung und -bewertung – all das sind Beispiele für Prozesse. Ein unternehmerischer Arbeitsablauf ist ein Prozess und ein Prozess kann, wenn er klug beschrieben ist, mit technischen Hilfsmitteln vereinheitlicht, beschleunigt und weniger fehleranfällig werden. Durch die Visualisierung mit Hilfe der Modellierungssprache BPMN können die Schritte eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende für Menschen sichtbar gemacht und gleichzeitig direkt und ohne zusätzliche Programmierung in der Softwarekonfiguration umgesetzt werden.

Ergebnisse der Taskforce-Arbeit

Nachfolgend finden Sie die Ergebnisse der Taskforce IT-Standards zum Download. Da die Arbeit der Taskforce noch nicht abgeschlossen ist, werden diese Ergebnisse weiter ergänzt. Die einzelnen Dateien erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wurden nach bestem Wissen erstellt. 

1. Übersichts-Darstellungen

Die Taskforce IT-Standards hat eine Reihe von Übersichts-Grafiken entwickelt, die einen umfassenden Einblick in die IT-Landschaft von Verlagen bieten. Diese Visualisierungen helfen, die Systemlandschaft, den digitalen Datenfluss, sowie die Prämissen und Prozesse im Verlag besser zu verstehen und zu optimieren.

Übersicht über die Systemlandschaft von Verlagen

Welche Software-Systeme gibt es und welchen Nutzen haben diese? In diesem Glossar erläutern wir jeweils in einer Kurzform die in der Branche verwendeten Softwaresysteme und fügen eine Liste mit einer Auswahl möglicher Anbieter hinzu.

• Glossar: Übersicht über die Systemlandschaft von Verlagen als PDF
• Schaubild: Übersicht über die Systemlandschaft von Verlagen als PDF

Weitere Darstellungen der AG Gesamtlandschaft

Die AG Gesamtlandschaft der Taskforce IT-Standards hat eine Reihe von Übersichtsdarstellungen erstellt, die Verlagen bei der Vorbereitung auf die Einführung neuer Software helfen. Auch Dienstleister profitieren von den Schaubildern, da diese ein Verständnis für verlegerische Prozesse und Schnittstellen schaffen.

2. Modellierte SOLL-Prozesse

Die Taskforce hat erste Ergebnisse für vier Funktionen der verlegerischen Wertschöpfungskette modelliert: 

• Lektorat
• Honorare und Lizenzen
• Kundendatenmanagement
• Produktion

An der Modellierung weiterer Teilprozesse wird in der Taskforce gearbeitet, darunter beispielsweise die Bereiche Distribution, Marketing oder Vertrieb. Die Prozesse sind so granular wie möglich angelegt: Sie können adaptiert und ausgestaltet werden, Produktformen und Geschäftsfelder angepasst werden. Ergänzt werden die Prozesse in einem nächsten Schritt um konkrete Anforderungen in Form von User Stories, die aus Sicht der Anwender*innen formuliert werden. Diese sind bewusst lösungsoffen und helfen Softwareentwickler*innen dabei, nachzuvollziehen, welches Ziel die Anwender*innen erreichen wollen. Folgendes Material hat die Taskforce bereits erarbeitet:

3. User Stories – Erwartungen an Software definieren

User Stories sind einfache Beschreibungen dessen, was ein/e Nutzer*in mit einer Software erreichen möchte. Sie sind aus der Perspektive des Nutzers/ der Nutzerin geschrieben und sollen helfen, die Anforderungen an eine Software klar und verständlich zu machen. Sie sind lösungsoffen formuliert. Das bedeutet, dass zunächst nur die Erwartung der Nutzer*innen beschrieben wird, die technische Umsetzung aber offen bleibt. 

Die Taskforce IT-Standards hat für vier Funktionen der verlegerischen Wertschöpfungskette User Stories formuliert, die als Vorlage für die eigene Zusammenarbeit mit Dienstleistern genutzt werden können. Die Excel-Listen, die hier zum Download bereit stehen, enthalten neben den User Stories auch Akzeptanzkriterien. Das sind klare Bedingungen, die festlegen, wann eine Aufgabe oder ein Produkt erfolgreich abgeschlossen und von allen Beteiligten akzeptiert ist. Sogenannte Job-IDs helfen zudem, die User Stories einer bestimmten Prozesskette der von der Taskforce modellierten Prozesse zuzuordnen. 

• User Stories CRM (Excel)
• User Stories Honorare (Excel)
• User Stories Lektorat (Excel)
• User Stories Produktion (Excel)

So nutzen Sie die Materialien

Je nach eigenem Kenntnis- und Sachstand empfiehlt sich ein anderer Einstieg in die doch komplexe Materie. Die Taskforce hat daher für die verschiedenen Level ein vielseitiges Angebot, erste Schritte in die Praxis zu unternehmen.

In zwei Webinaren stellte die Taskforce erste Ergebnisse vor und gab Hilfestellung, wie mit dem Material gearbeitet werden kann. Grundlage bietet das Webinar von Febraur, in dem die Arbeit mit Prozessen vorgestellt wurde. Im zweiten Webinar im September lag der Fokus auf der Arbeit mit User Stories. 
Die Präsentationen der Webinare können Sie hier herunterladen.

In jedem Fall lohnt sich ein Blick in unser FAQ. Hier beantworten wir häufig gestellte Fragen und geben erste Hinweise im Umgang mit BPMN.