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Digitale Transformation

Lösungen zur Digitalisierung in Verlagen

Empfehlungen der Taskforce IT-Standards

Alltag in Verlagen – Herausforderungen und Lösungen

Viele Verlage stehen vor ähnlichen Herausforderungen: Wer hatte zuletzt Kontakt mit einer Autorin? Wie landen Änderungen aus Word-Dokumenten zuverlässig in Shop- und Auslieferungssystemen? Ist der Urlaubsplan aktuell? Und reicht Erfahrungswissen für das Nachauflagenmanagement? Dezentrale Arbeitsweisen führen oft zu Medien- und Systembrüchen. Der Versuch, Prozesse zu vereinheitlichen, scheitert häufig an fehlenden Standards, Zeitmangel und sich schnell wandelnder Technik. Entscheidungen über neue Software sind komplex und bringen wirtschaftliche Risiken.

„Zur Erhaltung ihrer Wettbewerbsfähigkeit benötigen Verlage effiziente, digitalisierte Prozesse. Mit der Taskforce IT-Standards wollen wir der Branche den Zugang zu der dafür benötigten Technologie ermöglichen.“

— Carsten Schwab, Edupartner AG, Sprecher der Taskforce

Unsere Vision: Die Taskforce IT-Standards

Hier setzt die Taskforce IT-Standards an. Die Idee: Kleine und mittelständische Verlage können wirtschaftlich wieder handlungsfähig werden, wenn sie die Herausforderungen bei der Einführung unterstützender IT-Systeme nicht allein bewältigen müssen. Größere Verlage können durch die kontinuierliche Verbesserung auch kleiner Teilprozesse profitieren, wenn sie die Synergien der Gesamtorganisation nutzen. Durch die Zusammenarbeit von Anwendern und Anbietern entstehen praxisnahe, prototypische SOLL-Prozesse, die flexibel genutzt und adaptiert werden können. 

In der Taskforce IT-Standards sitzen über 50 Verlagsvertreter*innen, Softwareunternehmen und Berater*innen am Tisch – und alle DACH-Verbände: Neben dem Börsenverein engagieren sich der Schweizer Buchhandels- und Verlagsverband SBVV und der Hauptverband des Österreichischen Buchhandels. Ziel ist ein gemeinsames Vokabular und eine Methodik, um Anforderungen klar zu formulieren und in Lösungen zu übersetzen. So entstehen Standardlösungen und neue Preis- und Lizenzmodelle für die Branche.

Ob Programmplanung, Kalkulation oder Vertrieb: Klug beschriebene Prozesse lassen sich mit technischen Hilfsmitteln vereinheitlichen, beschleunigen und Fehler reduzieren. Die Visualisierung mit BPMN macht Abläufe transparent und ermöglicht eine direkte Umsetzung in der Softwarekonfiguration. Wir sind überzeugt: Saubere Prozesse sind ein Wettbewerbsvorteil!

Ergebnisse der Taskforce-Arbeit

Um Verlagen die Orientierung im eigenen Prozess-Dschungel zu erleichtern, bietet die Taskforce IT-Standards übersichtliche Darstellungen und ein ausführliches Software-Glossar. Diese Hilfsmittel unterstützen dabei, die eigenen Anforderungen klar zu verorten und ermöglichen eine zielführende Kommunikation mit Dienstleistern. Ein Schwerpunkt der Taskforce-Arbeit lag auf der Entwicklung sogenannter Soll-Prozesse, die mithilfe der Modellierungssprache BPMN anschaulich visualisiert werden. So werden Abläufe transparent und können direkt in der Softwarekonfiguration umgesetzt werden. Ergänzend dazu helfen praxisnahe User Stories, die Kommunikation zwischen Verlagen und IT-Dienstleistern zu vereinfachen und Missverständnisse zu vermeiden.

1. Übersicht über die Systemlandschaft von Verlagen

Welche Software-Systeme gibt es und welchen Nutzen haben diese? In diesem Glossar erläutern wir jeweils in einer Kurzform die in der Branche verwendeten Softwaresysteme und fügen eine Liste mit einer Auswahl möglicher Anbieter hinzu.

Weitere Darstellungen der AG Gesamtlandschaft

Die AG Gesamtlandschaft der Taskforce IT-Standards hat eine Reihe von Übersichtsdarstellungen erstellt, die Verlagen bei der Vorbereitung auf die Einführung neuer Software helfen. Auch Dienstleister profitieren von den Schaubildern, da diese ein Verständnis für verlegerische Prozesse und Schnittstellen schaffen.

Neu: Digitale Standards im Buchmarkt
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Primär- & Sekundärprozesse im Verlag
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Digitaler Datenfluss und Formate im Zwischenbuchhandel
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Prämissen und Anforderungen für die IT-Landschaft von Verlagen
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2. Materialien zum Download

Die Taskforce hat Soll-Prozesse für vier Funktionen der verlegerischen Wertschöpfungskette modelliert: Lektorat, Honorare und Lizenzen, Kundendatenmanagement sowie Produktion. Die Prozesse sind so granular wie möglich angelegt. Sie können adaptiert und ausgestaltet werden, ebenso können Produktformen und Geschäftsfelder angepasst werden. Darüber hinaus können diese modellierten Prozesse als Grundlage dienen, um weitere Teile der verlegerischen Wertschöpfungskette zu visualisieren.

Wie können Soll-Prozesse bei der Einführung von Software helfen?
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Ergänzend zu diesen modellierten Prozessen hat die Taskforce IT-Standards sogenannte User Stories formuliert. Diese können als Vorlage für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern genutzt werden. User Stories helfen Verlagen dabei, ihre Erwartungen an eine Software zu definieren. Die zum Download bereitstehenden Excel-Listen enthalten neben den User Stories auch Akzeptanzkriterien. Diese legen klare Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder ein Produkt als erfolgreich abgeschlossen und von allen Beteiligten akzeptiert gilt. Sogenannte Job-IDs helfen zudem, die User Stories einer bestimmten Prozesskette der von der Taskforce modellierten Prozesse zuzuordnen. 

Wofür sind User Stories gut?
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So nutzen Sie die Materialien

Je nach eigenem Kenntnis- und Sachstand empfiehlt sich ein anderer Einstieg in die doch komplexe Materie. Die Taskforce hat daher für die verschiedenen Level ein vielseitiges Angebot, erste Schritte in die Praxis zu unternehmen. In zwei Webinaren stellte die Taskforce erste Ergebnisse vor und gab Hilfestellung, wie mit dem Material gearbeitet werden kann. Die Präsentationen der Webinare können Sie hier herunterladen.

In jedem Fall lohnt sich ein Blick in unser FAQ. Hier beantworten wir häufig gestellte Fragen und geben erste Hinweise im Umgang mit BPMN. 

Ich bin gar nicht sicher, ob wir Prozesse haben und bräuchte erstmal einen Einstieg
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Ich möchte eine Software nutzen, aber welche? Wie machen es denn die anderen Verlage?
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Ich glaube, für meinen Bereich habe ich das Thema ganz gut im Griff, aber es fehlt an Dokumentation und Vernetzung mit den anderen Teams im Verlag.
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Ich möchte mit den Materialien arbeiten, die vorhandenen Prozesse für mich anpassen und die Ergebnisse dokumentieren.
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Ich bin in der Evaluationsphase für ein Software-Projekt und möchte diesen Prozess abkürzen und sicherstellen, dass ich eine gute Entscheidung treffe.
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Ich bin bereits mitten in der Umsetzung eines Software-Projektes und wir stecken fest.
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