Mit diesen vier Tools vereinfachen Sie Personalplanung und Zeiterfassung

Teilzeitstellen, Urlaubsplanung, Krankheitsvertretungen – all das sind Herausforderungen für die Personalplanung. Eine Zeiterfassungssoftware hilft Unternehmen, diese Prozesse zu vereinfachen und im Arbeitsalltag viel Zeit zu sparen. 

Im Jahr 2022 hat das Bundesarbeitsgericht festgestellt, dass Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit erfassen müssen. Ein entsprechender Gesetzesentwurf wird noch diskutiert. Arbeitgeber sind aber schon heute dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern sind zwar Ausnahmen vorgesehen. Auch für sie lohnt sich aber der Einsatz einer digitalen Personalplanungs-Software.   

Wir stellen wir Ihnen vier digitale Anwendungen zur Zeiterfassung vor, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

edtime

Die Software edtime ermöglicht es, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibel erfassen können. Nützliche Funktionen sind beispielsweise ein integrierter Urlaubs-Workflow oder die Verwaltung von Arbeitszeitkonten. 

Bei edtime handelt es sich um eine Cloud-Lösung. Das bedeutet, dass das System zentral gewartet und weiterentwickelt wird, ohne dass neue Versionen auf Ihrem PC installiert werden müssen. Darüber hinaus ermöglicht die Nutzung der Cloud den Zugriff auf das System nicht nur vom PC, sondern auch von verschiedenen anderen Geräten aus, ohne vor Ort sein zu müssen.

Da die Prozesse online und papierlos ablaufen, wird der Verwaltungsaufwand für Dokumentation oder Abwesenheitsmanagement minimiert. So können beispielsweise Anträge nicht nur im System gestellt und freigegeben werden. Es erfolgt auch automatisch eine Rückmeldung an die betroffenen Mitarbeitenden und ein Kalendereintrag. Die im System vorhandenen Daten können zudem vielfältig ausgewertet werden.

Das Programm bietet darüber hinaus eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung an. Daniel Hagemann, Bücherstube Hamburg, der das Tool bereits getestet hat, ist überzeugt: „Edtime nimmt mir einiges an Arbeit ab. Ich muss nicht mehr manuell an meine Buchhalterin melden, wie viele Stunden gearbeitet wurden, und wie viele Stunden die Aushilfen abgerechnet bekommen. Das übernimmt alles edtime auf Knopfdruck.“ Seine gesamte Einschätzung finden Sie hier.

Planovo

planovo ist eine Software für alle Unternehmensgrößen und Branchen. Die Software lässt sich mit wenigen Mausklicks an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie zwischen verschiedenen Ansichten (Mitarbeiter- oder Arbeitsbereichsplanung) und Zeiträumen (Tages-, Wochen- oder Monatsplanung) wählen können. Darüber hinaus können zusätzliche Informationen wie Arbeitsanweisungen, Notizen oder Feiertage integriert und den Mitarbeitenden sogar individuelle Arbeitsbereiche und Tätigkeitsfelder zugewiesen werden.

Die Software von Planovo ist als App auf beliebig vielen und unterschiedlichen Endgeräten nutzbar, so dass der Dienstplan flexibel und von überall aus erstellt werden kann. Ein großer Vorteil der Software ist, dass sie „mitdenkt“, indem sie bei der Planerstellung Reststunden und Urlaubszeiten berücksichtigt und auf dieser Basis eine Schichteinteilung empfiehlt. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich über eine persönliche PIN überall einstempeln, Wunschzeiten und Urlaubsanträge abgeben, ihre Arbeitszeiten einsehen und vieles mehr. Um den Überblick zu behalten, bietet planovo verschiedene Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten.

Schichtplaner online

Auch mit Schichtplaner online können Sie Ihre Dienstpläne einfach online erstellen. Die kostenlose Variante von Schichtplaner ermöglicht es Buchhandlungen, Dienstpläne für eine Filiale mit zehn Mitarbeitenden zu erstellen. 

Es kann zwischen drei Ausgabe-Optionen gewählt werden: Bei den Optionen „Classic“ und „Flexible“ wird der Dienstplan wochenweise abgebildet, wobei mit „Flexible“ auch individuelle Schichten pro Tag angelegt werden können. Als dritte Option können Sie den Dienstplan auch monatlich abbilden lassen. Um die Erstellung zu erleichtern, können Mitarbeitende einen Wunschplan durchgeben, sowie Abwesenheits-Anfragen einreichen. Dadurch können Sie Ihre Mitarbeitenden ganz einfach im Schichtplaner verwalten.

Auch die Zeiterfassung kann mit Hilfe von Schichtplaner online erfolgen. Die Mitarbeitenden können sich in Echtzeit an- und abmelden, sei es mit einer digitalen Stempeluhr oder manuell. Die erfassten Zeiten können auch nachträglich geändert oder ergänzt werden, so dass alle Mitarbeitenden ihre Daten auf dem aktuellen Stand halten können. Sie können festlegen, welche Mitarbeitenden die Zeiterfassung nutzen dürfen. Durch den Export des Stundenzettels in verschiedene Formate (PDF, Excel, CSV und HTML) können die Daten im Nachgang einfach weiterverarbeitet und ausgewertet werden.

„Wer etwa Preiswertes sucht, was eine ganze Menge kann, dem sei Schichtplaner online ans Herz gelegt“, sagt Daniel Hagemanns nach einer Testphase.

TIMEOS

Die branchenunabhängige Software TIMEOS ermöglicht die automatische Generierung von Dienstplänen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen. Dienstpläne können aber auch manuell erstellt werden, indem Mitarbeitende einfach per Drag & Drop in den entsprechenden Schichteintrag gezogen werden. Auch die Mitarbeitenden können sich einbringen, indem sie sich für Dienste bewerben und diese tauschen. Sogar verschiedene Schichtsysteme werden berücksichtigt, nachdem Sie diese definiert haben.

TIMEOS eignet sich auch zur Zeiterfassung. Die Mitarbeitenden können sich über eine Stempeluhr eintragen, die sowohl über den Browser im Web als auch über Hardware (beispielsweise mit einem Transponderchip) bedient werden kann. Für den Monatsüberblick steht eine Soll-Ist-Liste zur Verfügung, die z.B. nach Abteilungen gefiltert und für die weitere Planung abgerufen werden kann. Über den Monatsabschluss können die Zeiterfassungseinträge gesichert werden. Ergänzend bietet TIMEOS auch eine mobile App für die Zeiterfassung. In dieser gibt es ein Nachrichtensystem zur Kommunikation, die Möglichkeit Dienste zu tauschen, einen Kalender zur Übersicht der Dienste in dem der Tausch eines Dienstes freigegeben werden kann und vieles mehr.

Haben auch Sie einen Tipp zur digitalen Zeiterfassung? Dann schreiben Sie uns gerne an wissenshubNO SPAM SPAN!@boev.de. 

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